A continuación, veremos algunos ejemplos en los que los departamentos de las empresas se benefician especialmente del uso de una herramienta de gestión empresarial. En la contabilidad, la mejora de la gestión de los procesos mediante documentos digitales se manifiesta, entre otras cosas, en un mayor flujo de caja.

Esto se debe a que, por ejemplo, cuando las facturas se envían por correo, el pago sigue tardando una media de 30 días en llegar a la cuenta bancaria. Con las facturas digitales, este proceso puede reducirse a días.

Además, se puede hacer un mejor seguimiento del envío y la recepción de los documentos de las facturas, o incluso rastrearlos en primer lugar. Por el contrario, cuando se reciben facturas digitales, se pueden utilizar descuentos y rebajas y se pueden evitar los recordatorios.

De este modo, un gestor de contenidos empresariales o ECM, ayuda a procesar, pagar, archivar y registrar las facturas entrantes y salientes. La fiabilidad de los proveedores aumenta considerablemente ya que todos los procesos que tienen lugar en las operaciones de pago son mucho más transparentes y tienen una trazabilidad efectiva.

Los folletos, catálogos y otros documentos escritos de venta también suelen ser mucho más adecuados en formato digital.

En este caso no sólo influye la protección del medio ambiente, sino también el manejo mucho más fácil de los documentos electrónicos, a los que se puede acceder en cualquier lugar, incluso con un teléfono inteligente y una tableta.

Los clientes reciben más rápidamente los documentos que necesitan para hacer sus pedidos. Los procesos en la empresa se aceleran y simplifican, y tanto ventas como otros departamentos de la empresa se benefician de ello, ya que se pueden procesar más pedidos en menos tiempo.

Además, los documentos electrónicos pueden indexarse y buscarse más fácilmente. Esto significa que los clientes y los empleados pueden encontrar información importante más rápidamente sin tener que perder tiempo buscando en los catálogos.

Los enlaces en los documentos electrónicos también ayudan a localizar la información más rápidamente y de forma más específica. Por cierto: las relaciones interpersonales entre clientes y empleados de la empresa no se resienten cuando se trabaja con documentos electrónicos.

Por el contrario, surgen nuevas posibilidades de comunicación que los documentos en papel no pueden ofrecer. En caso de consultas, los clientes pueden utilizar la comunicación digital de forma específica.

Los empleados de la empresa pueden ayudar a los clientes de forma más rápida y, sobre todo, más eficaz, por ejemplo, enviando enlaces directos y documentos adicionales. También aquí el flujo de información es más rápido y los clientes reciben antes la información que necesitan para pedir productos o contratar servicios.

Una vez iniciado el proceso de pedido, éste puede completarse más rápidamente si se utiliza una herramienta gestión de contenido empresarial.

Como resultado, los clientes están mucho mejor abastecidos de bienes y servicios. Una gran ventaja de los documentos electrónicos cuando se utiliza un gestor de contenido empresarial, es que los costes son significativamente menores en comparación con los documentos en papel.

El ahorro potencial incluye los gastos de material de oficina y espacio de archivo, así como el tiempo de trabajo para gestionar los documentos en papel.

Los costes de impresión y copia son tan importantes como el espacio de almacenamiento y el transporte de los documentos en la empresa. En el departamento de ventas, por ejemplo, se intercambia mucha correspondencia entre clientes y comerciales. Esta documentación suele ser necesaria para varios empleados a la vez.

Si estos empleados siguen trabajando en diferentes departamentos, o un equipo de asistencia telefónica tiene que dar respuesta a las preguntas del proceso de venta, se complica enormemente con los documentos en papel. Los documentos deben ser accesibles y utilizables en todo momento.

Aquí es donde los documentos digitales muestran claramente su ventaja, ya que el tiempo de respuesta en la empresa ha mejorado, así como el flujo de información. Esto, a su vez, se traduce en una mayor satisfacción del cliente. El departamento jurídico no es el único que se beneficia de un flujo más rápido de documentos digitales.

Al utilizar un gestor de contenidos empresariales, los procesos de aprobación también se acortan considerablemente y son más transparentes para todas las partes implicadas. Dentro del ECM, se registra quién ha accedido a qué documento y cuándo.

Esto es útil para el cualquier departamento y todas las demás personas que participan en el proceso. Además, los cambios en los documentos también se pueden registrar con precisión, incluyendo la hora, el lugar y los cambios realizados.

Un gestor de contenidos empresariales o ECM, también ayuda a gestionar la avalancha de aplicaciones. Los procesos de contratación de nuevos empleados se gestionan con mayor rapidez en los departamentos de RRHH, ya que los documentos de solicitud y los contratos de trabajo también se pueden digitalizar.

Además, la imagen externa de la empresa también mejora, ya que los solicitantes reconocen que la empresa utiliza sistemas modernos y, por tanto, también puede posicionarse mejor en comparación con sus competidores.

Un sistema de gestión de contenidos empresarial consta de varios componentes que se utilizan para gestionar las distintas etapas de la gestión documental. Los componentes esenciales de un ECM son:. Varios sistemas intervienen en la administración.

Además de la gestión de documentos, la colaboración también es importante. En este contexto, un gestor de contenidos está conectado al sistema interno y de correo electrónico. Un ejemplo de esta integración es la conexión con Microsoft Exchange u Office La gestión de los contenidos web también forma parte de la gestión, al igual que la gestión de los registros, es decir, del material escrito y el archivado.

La gestión de flujos de trabajo y procesos empresariales también está integrada en el sistema, y todas estas funciones forman parte del gestor de contenidos empresariales o ECM. En muchos casos, los sistemas ECM se van implementando a través de varios módulos y componentes de programas individuales o se pueden combinar en una suite.

Los posibles ámbitos de aplicación de la gestión de contenidos empresariales son muy variados y van desde las PYMES hasta grandes empresas o administraciones públicas. Además, casi todos los sectores, tanto los administrativos como los operativos, pueden beneficiarse de la gestión de contenidos empresariales.

Estas son las áreas operativas más comunes donde se utiliza una moderna plataforma de gestión de contenido empresarial:. No en vano, la contabilidad está presente en todos los sectores, y es uno de los campos de aplicación más relevantes para una solución de gestión de contenido empresarial.

Las facturas deben almacenarse permanentemente y de forma estructurada simplemente por exigencias legales. Además, la contabilidad suele generar el mayor volumen de documentos.

La gestión de contenidos empresariales captura los datos de las facturas directamente desde el correo electrónico o, en el caso de los documentos en papel, escaneando la factura. De este modo, el archivado y el control posterior del flujo de trabajo de las facturas es en gran medida automático.

Los requisitos exigidos por la legislación fiscal también están garantizados una solución de gestión de contenidos empresariales o ECM. Otra ventaja de utilizar una solución de este tipo es el expediente electrónico de solicitud de personal. El sistema almacena digitalmente todos los documentos de solicitud y la correspondencia resultante.

El gestor de contenidos simplifica la asignación de documentos a los gestores correspondientes y los procesos de contratación de personal pueden gestionarse de forma más eficiente y rentable.

La garantía del cumplimiento legal y de protección de datos personales es también importante, así como el seguimiento de los plazos de eliminación, todo esto garantizado mediante el uso de la gestión de contenidos empresariales.

En el ámbito de los recursos humanos, las funciones de un sistema ECM también incluyen la distribución digital de las nóminas, la administración de las solicitudes de vacaciones, la contabilidad de los viajes de negocios y, por último, pero no por ello menos importante, el mantenimiento de los archivos de personal.

El trabajo del equipo de ventas también se simplifica con la implantación de una solución de gestión de contenidos empresariales o ECM. Por ejemplo, el control de versiones para la creación y aprobación de ofertas y el acceso a los documentos necesarios, puede realizarse muy fácilmente, además los usuarios del gestor de contenidos empresariales se benefician de una importante reducción de costes y un gran ahorro de tiempo.

La eficacia de las ventas se incrementa y un mayor volumen de envíos de ofertas se traduce en un mejor flujo de caja. La flexibilidad de una plantilla móvil y en diferentes ubicaciones geográficas, es indispensable para una empresa moderna y eficiente.

Más allá de las antiguas limitaciones del modelo de oficina tradicional, con la ayuda de un gestor de contenidos empresariales o ECM, los empleados pueden participar en los respectivos procesos desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de los dispositivos inteligentes, siendo productivos aunque se encuentren fuera de la oficina.

Los documentos pueden modificarse fácilmente y reenviarse con rapidez ya que los nuevos procesos se impulsan a partir de los datos indexados automáticamente.

Las decisiones pueden tomarse sin retrasos y las preguntas pueden responderse inmediatamente dentro del sistema. El uso de un ECM basado en la nube deja atrás las antiguas formas de pensar que ataban los procesos de trabajo a oficinas fijas, a limitaciones de tiempo rígidas y a ordenadores de sobremesa, promoviendo una nueva flexibilidad y agilidad en las empresas.

En el día a día de los negocios, los contratos son la base de toda asociación empresarial. El gestor de contenidos empresariales o ECM ayuda a trazar el historial completo de un contrato. Esto incluye la gestión de plantillas y versiones, así como todos los procesos de aprobación interna.

Por supuesto, abarca no sólo el archivado seguro de los documentos contractuales digitales, sino también de la información complementaria, como correos electrónicos, notas u otra correspondencia relacionada. La gran ventaja del manejo de contratos a través de la gestión de contenidos empresariales radica sobre todo en que la información está siempre disponible y actualizada desde y hacia todos los empleados involucrados.

Dentro del sistema ECM, no sólo se controlan automáticamente los plazos relevantes para cada contrato, sino que también se pueden asignar con precisión los derechos de edición y lectura. Esto, a su vez, permite un manejo seguro de todos los documentos contractuales confidenciales.

Independientemente del departamento en el que se implante por primera vez un gestor de contenido empresarial, hay que procurar que el proyecto esté bien planificado y se lleve a cabo de la forma más óptima posible.

Esto se aplica generalmente, por supuesto, a todos los nuevos productos introducidos en una empresa. El éxito de un proyecto de ECM es especialmente posible si los empleados de la empresa reconocen un valor añadido y esperan que implantación mejore y facilite su trabajo.

La aceptación por parte de los empleados es fundamental en este tipo de proyectos. Antes de introducir un gestor de contenidos empresariales o ECM, deben definirse en la empresa los objetivos a obtener con la gestión de contenidos empresariales.

Pueden ser una tramitación más rápida de las facturas, una mayor calidad del servicio o unos procesos más eficaces. En cada departamento hay diferentes objetivos que los empleados esperan alcanzar con una solución de este tipo. Hay que tener en cuenta todos los posibles imprevistos que puedan surgir al implantar un gestor de contenidos empresariales.

Es importante evitar que un proyecto como la implementación de un ECM fracase debido a la resistencia de sus empleados. Los siguientes puntos le ayudarán a ello:.

Para mostrar lo antes posible cómo un ECM mejora y facilita el trabajo en una empresa en igual medida, la implantación debe iniciarse en el departamento de la empresa que más rápidamente se beneficia del rendimiento de este tipo de sistemas.

En el ámbito de las ventas, suele tratarse de la elaboración de ofertas. Si estos procesos se digitalizan paso a paso, los indicadores clave de rendimiento KPI del departamento también mejoran.

Esto convence al propio departamento comercial, pero al mismo tiempo también muestra a otros departamentos de la empresa las ventajas que puede aportar un gestor de contenidos empresariales. De este modo, la aceptación suele aumentar mucho antes de la implantación real de un ECM en el resto de departamentos.

En el marco de un análisis de la situación actual, se puede aclarar en qué orden debe tener lugar la implantación de un ECM en la empresa. Lo ideal es nombrar a una persona de la alta dirección que se encargue de hablar con cada departamento a fin de establecer los puntos débiles que hay que eliminar.

Esta persona tendrá una visión global a lo largo de todo el proceso e incluye en las consideraciones los escenarios actuales, así como los posibles retos futuros. Es especialmente importante integrar realmente a todas las partes interesadas en el análisis para evitar reacciones defensivas de los usuarios más adelante.

Sólo si se toman en serio las necesidades y sugerencias de los empleados y queda claro en qué consisten las ventajas, su equipo estará encantado de manejar la nueva tecnología.

En la mayoría de las PYMEs, el análisis inicial muestra que la contabilidad es el punto de partida ideal para la implantación estratégica de un gestor de contenidos empresariales.

Suele ofrecer el mayor potencial de mejora, ya que la aceleración del procesamiento de facturas, tiene un impacto directo en la rentabilidad de la empresa beneficiada con la implantación. Una vez identificados los departamentos en los que se quiere iniciar la implantación del ECM, el siguiente paso es definir objetivos claros y, sobre todo, medibles.

Pregúntese en qué áreas se encuentran los mayores desafíos y aclare exactamente qué debe mejorar en el futuro próximo. Es importante que los deseos sean lo más detallados posibles al definir sus objetivos. Formule sus expectativas con la mayor claridad posible y compártalas con todo el equipo para asegurarse de que todos los empleados sepan lo que se espera de ellos, y no llevarse ninguna sorpresa desagradable al comprobar los objetivos más adelante.

Si se establecen métricas claras, como la tasa de envío de ofertas antes y después de la aplicación, nadie puede hablar mal de los éxitos reales conseguidos, porque las impresiones subjetivas se sustituyen por hechos objetivos.

La selección de un ECM es amplia, hay cada vez mayor competencia y se debe ser cuidadoso a la hora de elegir el producto adecuado. Como ocurre a menudo, la respuesta está en el medio: por un lado, la trayectoria e implantaciones exitosas es la mejor prueba de que un software ha demostrado su eficacia en la práctica, pero por otro lado, la solución elegida también debe ser lo suficientemente moderna como para acompañar a su empresa de forma fiable durante los próximos diez o quince años.

Si quiere ir sobre seguro a la hora de elegir un software de gestión de contenidos empresariales o ECM, debería investigar un poco los distintos proveedores e informarse sobre experiencias de otros clientes. Los fabricantes de confianza se hacen un nombre al poner siempre a disposición de sus clientes nuevas actualizaciones, y hacerlo de forma sencilla y económica.

Las certificaciones también son útiles para encontrar el producto adecuado. Por ejemplo, la certificación DIN ISO confirma que un proveedor de gestión de contenidos empresariales está mejorando sistemáticamente la funcionalidad o la seguridad de su oferta. Esto demuestra que está en constante desarrollo.

Otro punto al que debe prestar atención al elegir el software adecuado es su escalabilidad. Si se cumple este requisito, se puede -como ya se ha recomendado- empezar con unos pocos usuarios y luego ampliar gradualmente la implantación.

Igualmente importante: garantizar un respaldo sin complicaciones para las tecnologías ya utilizadas en su empresa, así como una posible conversión posterior de las soluciones locales a un gestor de contenidos empresariales o ECM basado en la nube. Cuanto mejor se tengan en cuenta todas las eventualidades, menor será el riesgo de que se generen costes imprevistos.

Por lo tanto, aclare exactamente cómo serán las condiciones económicas de la instalación, los costes de funcionamiento, la formación y las actualizaciones para evitar costes adicionales desde el principio.

En cuanto empiece a poner en marcha su plan de implantación, debe asegurarse de vincular también la solución elegida a la infraestructura de correo electrónico de su empresa, así como a los dispositivos móviles de los usuarios.

Al fin y al cabo, una de las mayores ventajas de la gestión electrónica de documentos es que todos los empleados autorizados pueden acceder a la información importante en cualquier momento y sin ninguna complicación, independientemente de que estén en su oficina, en la del cliente o en casa.

Es esencial que defina los flujos de trabajo digitales para agilizar los procesos y acelerar los pasos importantes.

Sin embargo, debe tener cuidado de no saturar a sus empleados con las múltiples posibilidades técnicas de las modernas soluciones de contenido empresarial. La creciente digitalización del mundo laboral no cuenta con la aprobación de todos los empleados.

Por lo tanto, limítese a las mejoras básicas al principio y no espere que su equipo aplique demasiadas innovaciones a la vez. Que algo sea técnicamente posible no significa que tenga sentido en su caso concreto. Su personal le agradecerá los flujos de trabajo intuitivamente comprensibles.

Las empresas pueden esperar numerosos beneficios de la implantación de un ECM como la mejora de la eficiencia y como resultado, la satisfacción del cliente aumentará gracias a la mayor rapidez de respuesta del personal. El flujo de caja mejora y los empleados de la empresa se ven considerablemente aliviados.

Los flujos de trabajo se optimizan, ya que los empleados obtienen más rápidamente toda la información que necesitan. Esto también ahorra mucho tiempo y permite a los empleados completar las tareas del día a día más rápidamente y, sobre todo, de forma más sencilla. Para garantizar que el trabajo con un sistema de gestión de contenidos empresariales ECM , realmente simplifique y acelere los procesos de trabajo cotidianos, se ha probado un enfoque claramente estructurado para la implantación.

Antes de planificar la selección e implantación del sistema de gestión de contenidos empresariales o ECM, la dirección y el equipo informático deben consultar con todos los departamentos implicados.

Porque, como todo cambio, la digitalización de la gestión documental también crea incertidumbre, que debe ser tomada en serio y aclarada. Sólo cuando el personal está realmente convencido de trabajar con una solución de ECM puede comenzar la planificación real del proyecto en seis pasos:.

La base de la planificación es determinar la situación actual del procesamiento de documentos en la empresa y definir todos los departamentos que vayan a trabajar con el sistema de gestión de contenidos en el futuro. En este caso, la necesidad concreta de actuación debe determinarse con los empleados, definiendo las soluciones imprescindibles y las que les gustaría o desearían mejorar.

Cuanto más papel se produzca actualmente durante el trabajo diario, mayor será el ahorro de tiempo y costes cuando se haya implantado el nuevo sistema.

A partir de esta definición de objetivos, DocuWare desarrolla propuestas de solución iniciales y las presenta de forma gratuita. Todos los empleados involucrados en el proyecto deben participar en esta presentación para poder decidir juntos si la solución presentada encaja o no.

Antes de que comience el proyecto, debe organizarse una formación del sistema con el proveedor seleccionado para crear una oferta individual sobre esta base que se acerque lo más posible a los objetivos del proyecto. También es el momento de aclarar dudas sobre las novedades y cómo tratar los procesos heredados: ¿el escaneo o la importación deben formar parte del servicio o ser un servicio interno?

El siguiente paso en la implantación de un sistema ECM es una oferta concreta que incluya precios vinculantes. Si se plantea una solución clásica in situ, la oferta debe incluir siempre los precios del software, el hardware adicional y todos los servicios.

Para una solución basada en la nube, no sólo son importantes el plazo y el precio del alquiler, sino también las modalidades de cancelación, las garantías de seguridad o las opciones de rendimiento y escalabilidad. Aquellos que no puedan decidirse a utilizar un sistema en la nube por el momento deberían asegurarse de que el cambio a una solución en la nube sea lo más fácil posible en caso de ser necesario.

Un organizador con la formación adecuada, como el responsable de informática, debe estar presente durante la instalación para asesorar y apoyar al personal implicado durante el proceso inicial. Una vez que el sistema está en funcionamiento, DocuWare recomienda un taller de revisión como último paso del proyecto de implantación.

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Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado. Los 10 mejores Sistemas de Gestión de Contenidos CMS para customización Escrito por Ana Canteli el 13 marzo Como propietario de un negocio, ya sabe lo importante que es tener un un sitio web y un sistema de gestión de contenido fácil de usar para construir su presencia online y obtener una ventaja competitiva.

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